活用Word技巧 辦公事半功倍(6)

　　論文Word技巧小結(jié)

　　前一段時(shí)間用Word2000寫(xiě)論文，越來(lái)越覺(jué)得Word設(shè)計(jì)者獨(dú)具匠心。我從初中開(kāi)始用Word5.0，一直用到現(xiàn)在這個(gè)版本，其間用它排過(guò)兩本書(shū)，大 概用過(guò)超過(guò)80%的功能(粗略地按help統(tǒng)計(jì))，包括自己寫(xiě)宏和帶對(duì)話框的Word Basic，應(yīng)該說(shuō)比較有發(fā)言權(quán)。微軟的東東總的來(lái)講讓我滿意的很少(Windows一日不消除藍(lán)屏，就一日不能登大雅之堂)，Word算頭一號(hào)。我看過(guò) 一篇對(duì)微軟Office組總頭的專訪，他說(shuō)市場(chǎng)調(diào)查顯示絕大多數(shù)用戶只用到Word很少的一點(diǎn)功能，非?？上?。我相信這并非妄言。半月前我們實(shí)驗(yàn)室有個(gè)哥 們說(shuō)vi比Word功能強(qiáng)，我聽(tīng)著不服，讓他舉例。他說(shuō)，vi可以選定文本中的一列，Word不行。我當(dāng)時(shí)無(wú)言以對(duì)，因?yàn)槲掖_實(shí)不知道Word里怎么選定 列，EditPlus或者UltraEdit倒是可以，后來(lái)我看了幫助，才知道Word里按Alt拖鼠標(biāo)是可以選列的。再早些時(shí)候， PlateauWolf曾經(jīng)敏銳地觀察到Word中文排版每行最后的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)參差不齊，并因此大肆鼓吹WPS 2000。我也是到最近才知道，Word里有個(gè)選項(xiàng)，“排版時(shí)壓縮標(biāo)點(diǎn)間距”，把它關(guān)了就沒(méi)事了?？梢?jiàn)，往往弱的不是Word而是我們。

　　下面我總結(jié)幾條用Word排論文的技巧

　　插公式時(shí)經(jīng)常需要讓公式居中對(duì)齊、行末的公式編號(hào)右對(duì)齊。只要設(shè)一個(gè)居中制表位和一個(gè)右對(duì)齊制表位，輸入時(shí)按TAB即可。建議居中制表位位置用字符做單位，比如五號(hào)字體在缺省A4頁(yè)面上是每行40字符，居中制表位就可以設(shè)在20字符處。

　　我的公式編號(hào)用SEQ域輸入，從“插入”菜單選“域”即可。這樣做的好處是如果我有100個(gè)公式，在最開(kāi)始插入一個(gè)新的，那么這100個(gè)公式的編號(hào)都要加1。

　　如果手工修改會(huì)非常耗體，而Ctrl+A全部選定再F9更新域則十分快捷。

　　參考文獻(xiàn)用尾注，也在“插入”菜單里。缺省的是上標(biāo)格式，按Ctrl+‘+‘可以改成正常格式。好處也是可以自動(dòng)排號(hào)。

　　圖片說(shuō)明用題注。一般排版要讓題注寬度小于版心距，我用水平標(biāo)尺上的懸掛縮進(jìn)加右縮進(jìn)實(shí)現(xiàn)。

　　Word表格中可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的計(jì)算。比如我有一個(gè)表格，讓第三列的值顯示第二列比第一列多百分之幾，用“表格”菜單的“公式”即可，不用Excel高射炮轟蚊子。

　　對(duì)公式、尾注、圖片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜單下。好處是可以做成超級(jí)鏈接，而且公式編號(hào)改動(dòng)的話對(duì)這個(gè)公式的引用會(huì)跟著改。

　　所有的章節(jié)標(biāo)題都用樣式，并且用多級(jí)項(xiàng)目符號(hào)列表。好處是標(biāo)題編號(hào)(第幾 章、第幾節(jié))可以自動(dòng)生成，可以在文檔結(jié)構(gòu)圖(“視圖”菜單)中瀏覽，可以用垂直滾動(dòng)條下方的定位按鈕快速定位，還可以生成目錄。我一般關(guān)閉“基于所用格 式定義樣式”這個(gè)自作聰明的功能，所有樣式都自己選。

　　我的圖片和表格做成嵌入式的，這樣不會(huì)亂跑。表格每個(gè)單元格水平垂直均居中對(duì)齊(Word 2000新增功能)。表格段落格式選“段中不分頁(yè)”，這樣不會(huì)出現(xiàn)表格拆到兩頁(yè)上的惡心局面。

　　我的正文缺省樣式是首行縮進(jìn)2字符。輸公式的時(shí)候要另起一行，但是邏輯上它應(yīng)該跟前面的文字算作一段(鼠標(biāo)三擊可以選定段)，我用Shift+Enter小回車搞定。每次要輸入公式的時(shí)候，點(diǎn)到前一個(gè)包含公式的段，用格式刷復(fù)制即可。

　　先寫(xiě)這么多，以后有新的再補(bǔ)充，也歡迎大家補(bǔ)充。

　　用Word編輯論文的幾個(gè)建議

　　由于各方面的原因，大家主要還是用Microsoft Word (以下簡(jiǎn)稱Word)編輯論文。Word在寫(xiě)科技論文方面雖然有一些先天不足，但卻提供了非常強(qiáng)大的功能。如果不能充分利用這些功能，可能經(jīng)常要為不斷地 調(diào)整格式而煩惱。我把自己以前使用Word的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)一下，拋塊磚。

　　原則: 內(nèi)容與表現(xiàn)分離

　　一篇論文應(yīng)該包括兩個(gè)層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，前者是指文章作者用來(lái)表達(dá)自 己思想的文字、圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，而后者則是指論文頁(yè)面大小、邊距、各種字體、字號(hào)等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇 文章在不同的出版社出版會(huì)有不同的表現(xiàn);而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。在排版 軟件普及之前，作者只需關(guān)心文章的內(nèi)容，文章表現(xiàn)則由出版社的排版工人完成，當(dāng)然他們之間會(huì)有一定交互。Word 倡導(dǎo)一種所見(jiàn)即所得(WYSIWYG)的方式,將編輯和排版集成在一起，使得作者在處理內(nèi)容的同時(shí)就可以設(shè)置并立即看到其表現(xiàn)?？上У氖呛芏嘧髡邽E用 WYSIWYG，將內(nèi)容與表現(xiàn)混雜在一起，花費(fèi)了大量的時(shí)間在人工排版上，然而效率和效果都很差。 ?