*將每份入庫單所列的到貨原始資料和憑證、驗收資料及相關問題處理的資料、憑證出、入庫及存儲期相關記錄和資料等分別裝訂成冊建立檔案，由各庫區(qū)保管員統一保管。

　　*檔案要統一編號，以便查閱。

　　*檔案部門保管期為一年，到期交由管理部統一存檔。

　　*電子計算機倉儲管理系統，要設立檔案管理子系統，以輔助檔案管理工作。

　　三、出庫管理制度:

　　貨物出庫應遵循“先進先出、推陳儲新”的原則。

　　出庫單內容包括：收貨單位、日期、貨物入庫時的批號、品名、規(guī)格型號、數量、倉管員簽字等。

　　1、 出庫程序及作業(yè)方法

　　倉庫一切貨物的對外發(fā)放，一律憑有關人員簽章的“申請單”或“出貨通知單”由相關人員辦理出庫手續(xù)。

　　1) 復核

　　復核的內容：

　　*對出庫單，應核對數量、規(guī)格品種與庫存是否有出入。

　　*檢查包裝的完好性，凡包裝破損未經修復加固一律不準出庫，無論是否倉庫原因導致的破損，均應修復。地嘜標志應清楚、完好。

　　經復核確認無誤后，即可允許放行出庫。

　　2) 放行

　　根據貨物實發(fā)情況，倉管員開具出門證，交提貨或發(fā)運人員作為出門交門衛(wèi)放行的依據。門衛(wèi)必須接到簽發(fā)的出門證才可放行。

　　3) 登賬

　　登錄貨物保管明細帳，無論用計算機或手工生成，都應詳細反映倉庫貨物進、出、結存的準確情況。主要內容有：

　　物品編號、出庫日期、品名規(guī)格、數量、收入、支出等。

　　登錄或消除保管賬必須以正式收發(fā)憑證為依據。賬目不得任意涂改。

　　賬目應做到：

　　*實記錄入、出、結存數，賬物相符;

　　*筆筆有結算，日清月結，不做假賬;

　　*手續(xù)健全，賬頁清楚，數據準確;

　　*堅持會計記賬規(guī)則，嚴格遵守;

　　*出現問題，經處理后，賬面要明確反映，并如實說明。

　　4) 建檔

　　參照入庫管理制度的相關建檔條例。

　　四、貯存:

　　1. 堆碼

　　1) 堆碼原則

　　*保證貨物不變形,且能確保人員、貨物及設備的作業(yè)安全。

　　*方便管理人員收發(fā)、盤點和維護，便于裝卸搬運作業(yè)。

　　*便于信息系統管理,充分提高作業(yè)效率和倉儲利用率.

　　2) 碼垛要求

　　*輕啟輕放,大不壓小,重不壓輕。標志直觀清晰，標簽朝外。

　　*四角落實，整齊穩(wěn)當。

　　*通道寬度適當,方便作業(yè)。

　　*對不同品種、規(guī)格型號、批次及不同生產企業(yè)的貨物要分開堆碼。碼垛間距為10公分。為保證“先進先出”的方便,要按進貨先后的順序堆碼。

　　*袋裝貨物定型碼垛,重心應傾向垛內;紙箱包裝和桶裝貨物箱口應向上;破包貨物要另行堆放。

　　*堆碼的貨物必須是驗收完畢,允許入庫的;應包裝完好，標志清楚。

　　3) 堆碼方法

　　堆碼作業(yè)依靠叉車等設備與人工相結合，并按照貯存要求進行動作。

　　*對袋裝貨物，可采用方便于計量的 “五五化”堆碼法,便于過目成數、整齊、方便盤點和出庫。

　　*對規(guī)格品種繁多的小件物品和零件，如軸承、電子產品及各類配件等，應采用貨架式堆碼法。存放時要分清品種、規(guī)格、型號等，同類貨物應盡量存放在相同的貨架，便于存取。

　　*托盤式堆碼法：根據貨物的包裝情況，及倉庫的存重壓力進行運作。

　　4) 墊垛

　　墊垛的目的在于隔潮，應根據貨物性能和氣候條件來確定。墊垛材料可采用油氈、墊板等，木料作墊料時要經過防潮、防蟲處理。

　　5) 苫蓋

　　為了防止貨物受潮，可采用苫蓋的形式。苫蓋后的貨垛應穩(wěn)固、嚴密、不滲漏雨雪?？晒┯糜瓴肌⒂蜌?、帆布等，就貨物堆碼外形，把苫蓋物直接敷蓋在貨物上面。

　　2. 防護

　　1) 倉庫溫濕度控制法

　　*通風

　　利用庫內外空氣溫度不同而形成的氣壓差,使庫內外空氣形成對流,來達到調節(jié)庫內濕度的目的。通風時應開啟背風面上部的窗戶，并打開庫門，以促進庫內空氣的完全循環(huán)。倉管員可根據實際情況，確定通風時間長短和通風時開啟門窗的數目。在有風的日子，借風的壓力更能加速空氣對流，但風力不能過大(風力超過5級灰塵較多)。