質(zhì)量和效率是辦公室工作的兩個(gè)基本要素，也是衡量辦公室工作效能的兩項(xiàng)硬指標(biāo)。我們辦公室系統(tǒng)有著優(yōu)良的傳統(tǒng)，有著積淀深厚的機(jī)關(guān)文化，其內(nèi)在的效能應(yīng)該說(shuō)還遠(yuǎn)未發(fā)揮到極致如何利用好、發(fā)揮好這些效能，使其最大限度地發(fā)揮作用，以推動(dòng)辦公室工作上質(zhì)量、上水平，還需要我們?cè)诩訌?qiáng)機(jī)關(guān)的組織效能建設(shè)上下功夫，在不斷提高工作質(zhì)量和辦事效率上下功夫。

　　一、組織結(jié)構(gòu)要合理。辦公室要獲得預(yù)期的管理功能，必須優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)之所以重要是因?yàn)樗苯雨P(guān)系到隊(duì)伍建設(shè)，關(guān)系到工作重點(diǎn)的明確，關(guān)系到人員力量的分布和使用，關(guān)系到工作關(guān)系的順暢，關(guān)系到整體效能的發(fā)揮。衡量辦公室結(jié)構(gòu)優(yōu)化與否，關(guān)鍵是要看處于該結(jié)構(gòu)中的各個(gè)科室局之間的信息傳遞和處理能否做到全面、準(zhǔn)確、及時(shí)和高效，從而能連續(xù)不斷地為辦公室工作的運(yùn)行和發(fā)展輸送新的信息能量。辦公室系統(tǒng)一定要抓住即將進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革的有利時(shí)機(jī)，按照結(jié)構(gòu)優(yōu)化的要求，遵循精簡(jiǎn)、統(tǒng)一、機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、使之更符合新時(shí)期辦公室工作的實(shí)際和客觀(guān)規(guī)律。在機(jī)構(gòu)改革中，既要強(qiáng)調(diào)上下對(duì)口，又要從實(shí)際出發(fā)，允許必要的靈活性，減少工作交叉和不必要的環(huán)節(jié)，科學(xué)設(shè)置機(jī)構(gòu)，理順工作交叉和不必要的環(huán)節(jié)，科學(xué)設(shè)置機(jī)構(gòu)，理順工作關(guān)系，為辦公室效能建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

　　二、組織運(yùn)轉(zhuǎn)要協(xié)調(diào)。結(jié)構(gòu)合理的辦公室，只有運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，才能使科室局的個(gè)體行為變?yōu)檗k公室組織整體的系統(tǒng)行為，使辦公室系統(tǒng)的整體效能由可能變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。辦公室系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)主要表現(xiàn)為靜態(tài)系統(tǒng)和動(dòng)態(tài)系統(tǒng)兩方面的協(xié)調(diào)。從靜態(tài)角度看，辦公室各科室局之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，雖然各科室局的工作職責(zé)不同，有的從事政務(wù)服務(wù)，有的進(jìn)行事務(wù)服務(wù)，但它們都是辦公室系統(tǒng)內(nèi)部一個(gè)有機(jī)的組成部分，缺了哪一方面都不行，因此必須在辦公室系統(tǒng)內(nèi)部大力營(yíng)造分工不分家、團(tuán)結(jié)協(xié)作的良好氛圍。此外，還要重視辦公室與系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)。辦公地位特殊，處在聯(lián)系基層與領(lǐng)導(dǎo)的中樞位置，承擔(dān)著上傳下達(dá)，溝通左右的主要職責(zé)，辦公室系統(tǒng)內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)了，政令才會(huì)暢通，否則，就會(huì)出現(xiàn)“腸梗阻”，造成政令不暢。從動(dòng)態(tài)的角度看，辦公室系統(tǒng)功能發(fā)揮的各環(huán)節(jié)，也就是決策中心、執(zhí)行機(jī)構(gòu)、反饋機(jī)構(gòu)要相互協(xié)調(diào)。主任辦公會(huì)研究決定的事項(xiàng)，各科室局必須認(rèn)真執(zhí)行，并做好信息反饋。這就要求辦公室從制度建設(shè)入手，嚴(yán)格目標(biāo)管理，規(guī)范工作程序，形成職責(zé)范圍、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)“三位一體”的工作機(jī)制，使辦公室工作走上制度化、規(guī)范化軌道。靜態(tài)系統(tǒng)協(xié)調(diào)和動(dòng)態(tài)系統(tǒng)協(xié)調(diào)是兩個(gè)不同層面的協(xié)調(diào)形式，其發(fā)揮的作用也有所不同，其中，靜態(tài)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)是辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)，而動(dòng)態(tài)系統(tǒng)協(xié)調(diào)則是辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)的保證。不論哪一類(lèi)系統(tǒng)協(xié)調(diào)不力，都會(huì)給辦公室整體效能的實(shí)現(xiàn)造成嚴(yán)重障礙，因此必須予以高度重視。

　　三、工作要靈活高效。工作靈活高效是辦公室效能建設(shè)的最終體現(xiàn)和根本標(biāo)準(zhǔn)。工作靈活，是指辦公室工作要根據(jù)內(nèi)外條件和環(huán)境的變化，適時(shí)適地進(jìn)行調(diào)整，以保證辦公室具有高度的應(yīng)變能力。這也就是前面所講到的工作創(chuàng)新。工作高效，是指辦公室工作要做到質(zhì)量高、效率高、符合規(guī)范。這一點(diǎn)對(duì)辦公室工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。新形勢(shì)下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就是質(zhì)量經(jīng)濟(jì)、效率經(jīng)濟(jì)，辦公室作為為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重要部門(mén)，必須跟上新時(shí)代的節(jié)奏。這就要求我們?cè)谥饔^(guān)上提高責(zé)任心，增強(qiáng)主動(dòng)性，自覺(jué)地加快工作節(jié)奏，提高工作質(zhì)量，搞好“三個(gè)服務(wù)”;在客觀(guān)上要運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段，努力實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化是辦公室今后發(fā)展的方向，它對(duì)于提高辦公效率和工作質(zhì)量可以說(shuō)是一次歷史性革命。要抓緊做好辦公自動(dòng)化硬件和軟件上的準(zhǔn)備，一方面加快辦公室電腦的配備，構(gòu)建辦公局域網(wǎng);另一方面加強(qiáng)辦公人員微機(jī)操作技術(shù)的培訓(xùn)，在這方面，寧要人才等裝備，不可裝備等人才。