對于用人單位來說，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。

    現(xiàn)代企業(yè)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能的全面、準(zhǔn)確的了解員工，通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機結(jié)合。尤其會將檔案中的學(xué)業(yè)成績及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。而在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。

    因此用人單位在人事任免、考核時，都經(jīng)常要用到員工人事檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和使用起到了重要參考作用。